Stadt Mühlheim implementiert eAkte Office | Wichtiger Schritt in Richtung digitale Verwaltung
Die Verwaltungsdigitalisierung schreitet auch in der Stadt Mühlheim voran. Die Einführung der „elektronischen Akte“ (eAkte) ist hierbei eine wesentliche Säule und ein zentraler Punkt in der Digitalisierung der Verwaltung.
Ziel der Einführung der eAkte ist es, künftig alle Bestandteile eines Verwaltungsvorgangs zu konsolidieren und digital bereitzustellen. So können auch bei bereichsübergreifenden oder wechselnden Zuständigkeiten Informationen zielgerichtet eingesehen werden, denn oftmals sind in Verwaltungsvorgänge unterschiedliche Fachbereiche involviert. In einer eAkte sind künftig zum Beispiel postalische Schreiben, E-Mails, Pläne oder auch Grafiken zentral abgelegt und abrufbar. Dieser am Ende kostensenkende Einsatz von Informationstechnologie sorgt so nicht nur für mehr Transparenz, sondern auch für höhere Effizienz innerhalb der Verwaltung. Zudem können Informationslücken, wie sie bei analogen Akten oft entstehen, geschlossen werden.
Pilot erfolgreich gestartet, Implementierung der eAkte wird ausgerollt
Bereits im letzten Quartal 2023 startete die Stadt Mühlheim mit der Einführung der eAkte-Office und der Aktendigitalisierung vorhandener Papierakten als Pilot im Fachbereich II - Sachgebiet Steuern. Dafür wurden Papierakten dieses Bereichs von einem beauftragten Dienstleister abgeholt, gescannt, digitalisiert, mit Schlagworten versehen und in eAkte-Office zur weiteren Verwendung importiert.
Aktuell werden Konfigurations-Anpassungen der neuen Anwendung vorgenommen und alle weiteren Sachgebiete des Fachbereichs II (Finanzen und Steuern) für die zukünftige Nutzung konfiguriert und Benutzungsberechtigungen von Mit-arbeitenden eingerichtet, um vollständig mit den digitalen Akten arbeiten können.
Im dritten Quartal 2024 startet die Stadt Mühlheim planmäßig mit der Aktendigitalisierung der Papierakten des Fachbereichs I (Allgemeine Dienste); für das vierte Quartal 2024 ist die Aktendigitalisierung für den Fachbereich VII (Stadtentwicklung, Hochbau und Liegenschaften) in Planung.
Ausblick – Mühlheim auf dem Weg zum Digitalen Rathaus
Im Jahre 2025 wird laut Plan die Anbindung und Aktendigitalisierung von Fachbereich VI (Umwelt, Klima, Tiefbau und Stadtreinigung) an eAkte-Office vorgenommen werden. Für das Jahr 2026 und das Jahr 2027 ist das Rollout für Fachbereich III (Sicherheit, Ordnung und Verkehr) und den Fachbereich V (Jugend und Soziales) vorgesehen.
„Ich freue mich, dass die Digitalisierung und Einführung elektronischer Workflows bei der Stadt Mühlheim nun richtig Fahrt aufnehmen. Die Einführung der eAkte ist ein zentraler Schritt im Digitalisierungskonzept der Mühlheimer Verwaltung“, sagt Timo Kress, Digitalisierungsbeauftragter im Mühlheimer Rathaus.
„Die eAkte, aber auch die neue Website der Stadt Mühlheim, in deren Planung wir aktuell stecken und über die perspektivisch auch Verwaltungsdienstleistungen online bereitgestellt werden sollen, sind wichtige Meilensteine in der Transformation zur digitalen Stadtverwaltung. Diese Maßnahmen tragen maßgeblich zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetztes (OZG) bei, dessen Ziel es ist, die Interaktion zwischen Bürgerschaft und Verwaltung in Zukunft deutlich schneller, effizienter und nutzungsfreundlicher zu gestalten“, fasst Bürgermeister Dr. Alexander Krey.